Nowy standard zakupów IT – Hiper-Brief i screening ofert z AI

Wybór wykonawcy systemu IT, takiego jak ERP, WMS czy platforma B2B, można oprzeć na dwóch krokach z użyciem powszechnie dostępnych modeli językowych. Najpierw AI przeprowadza z zespołem szczegółowy wywiad i buduje Hiper-Brief, czyli zapytanie ofertowe opisujące procesy, systemy i ograniczenia firmy. Potem ten sam model porównuje odpowiedzi oferentów z briefem i wskazuje dwie–trzy oferty warte spotkania. W artykule są gotowe prompty do obu kroków, porównanie z tradycyjnym zapytaniem ofertowym, lista rzeczy, na które trzeba uważać, i checklista przed rozmową z wykonawcą.

Dlaczego oferty na ten sam system IT tak bardzo różnią się ceną?

Kiedy to samo zapytanie ofertowe trafia do kilku integratorów, a wraca kilka ofert, między którymi trudno znaleźć wspólny mianownik, łatwo uznać, że część wykonawców zawyża ceny. Częściej przyczyna leży po stronie pytania, bo to od niego zaczyna się wybór wykonawcy systemu IT. Typowe zapytanie brzmi mniej więcej tak: „Jesteśmy firmą produkcyjną, zatrudniamy 200 osób, chcemy usprawnić zarządzanie magazynem i logistyką. Prosimy o wstępną wycenę i czas realizacji”. Każdy oferent musi uzupełnić luki w takim opisie własnymi założeniami, więc każdy wycenia w praktyce trochę inny projekt, opisany innym językiem.

Czy na takiej podstawie da się rzetelnie wybrać wykonawcę? Zwykle zaczyna się karuzela spotkań, na których zespół po raz piąty opowiada tę samą historię firmy. Decyzję wygrywa potem ten, kto miał najbardziej przekonującą prezentację, co wcale nie musi znaczyć, że ma najlepszych inżynierów i najlepsze procesy. Przy wdrożeniu, od którego zależy praca magazynu i działu handlowego, to ryzyko, że o wyborze partnera na kilka lat zdecyduje wrażenie z jednego spotkania.

Widzimy to także z drugiej strony stołu. Jedna z firm, z którymi rozmawialiśmy o platformie B2B, opowiadała, że na spotkaniach z innymi agencjami sama usuwała część punktów zakresu. Zakres pisany ogólnie i „do przodu” po szczegółowym przejściu okazywał się w kilku miejscach zbędny, tylko że pierwsze wyceny zdążyły już powstać na bazie tego ogólnego opisu.

Ten stan ma swoje powody. Szczegółowe zapytanie ofertowe wymagało dotąd tygodni pracy kogoś, kto zna jednocześnie procesy firmy i technologię, a w średniej firmie produkcyjnej takiej osoby często po prostu nie ma. Stąd krótkie zapytanie i nadzieja, że szczegóły wyjdą na spotkaniach. Modele językowe zmieniają tu jedną rzecz: zadawanie dobrych pytań przestaje wymagać eksperta od wdrożeń.

Czym Hiper-Brief różni się od typowego zapytania ofertowego?

Hiper-Brief to zapytanie ofertowe zbudowane z wywiadu, który przeprowadza z zespołem model językowy. Różnice widać na każdym etapie wyboru:

Tabela nie oznacza, że tradycyjne zapytanie jest zawsze złe. Przy małym, dobrze opisanym zakresie, na przykład jednej integracji, krótki opis i rozmowa z dwoma sprawdzonymi wykonawcami mogą wystarczyć. Hiper-Brief ma największy sens tam, gdzie wymiana systemu dotyka kilku działów i kilku integracji naraz.

Jak przygotować brief do wyceny systemu IT z pomocą AI?

Firmy produkcyjne i dystrybucyjne mają specyfikę, której nie oddaje dwuzdaniowy opis: rozliczanie partii materiału, nietypowe przepływy w magazynie, integracje z parkiem maszynowym, kilka systemów, które muszą się ze sobą dogadać, z integracją z ERP na czele. Zamiast pisać zapytanie na kolanie, można otworzyć model językowy w bezpiecznej, firmowej instancji i poprosić, żeby to on przeprowadził wywiad:

„Jestem dyrektorem operacyjnym w firmie produkcyjnej o profilu [opis]. Planujemy wdrożenie nowego systemu IT: [ERP / WMS / platforma B2B]. Przeprowadź ze mną maksymalnie rygorystyczny, dogłębny wywiad o naszej sytuacji biznesowej, procesowej, technologicznej i logistycznej. Zadawaj pytania pojedynczo i drąż szczegóły, dopóki nie będziesz mieć pełnego obrazu organizacji, potrzebnego do wyboru wykonawcy i oszacowania ceny. Zaznaczaj, na które pytania nie znam odpowiedzi, żebym mógł je przekazać właściwym osobom. Na koniec przygotuj z wywiadu uporządkowany dokument dla oferentów”.

Taki wywiad może mieć sto, trzysta, a nawet pięćset punktów. AI dopyta o wąskie gardła w magazynie, wersje API obecnych systemów, strukturę danych czy scenariusze awaryjne, czyli o rzeczy, które w pośpiechu najłatwiej pominąć. Wynikiem jest Hiper-Brief: dokument, który opisuje Waszą organizację na tyle dokładnie, że oferenci przestają zgadywać.

Pytania, których zabraknąć nie powinno, dotyczą kilku obszarów:

• procesy: jak dziś przyjmujecie i realizujecie zamówienia, kto je akceptuje, jakie są wyjątki od standardowej ścieżki;
• systemy: jakiego ERP używacie i w jakiej wersji, co jeszcze musi się z nowym systemem łączyć (PIM, WMS, CRM, kurierzy), kto opiekuje się tymi systemami;
• dane: gdzie są dziś dane produktowe i ceny, w jakim są stanie, kto za nie odpowiada;
• klienci i ceny: czy każdy kontrahent ma własny cennik, jak liczycie rabaty, czy sprzedajecie też klientom indywidualnym;
• ograniczenia: termin, którego nie da się przesunąć, zasoby po Waszej stronie, wymagania bezpieczeństwa;
• rozwój: co ma działać na start, a co może poczekać na kolejne etapy.

Z czego jeszcze powinien składać się dobry brief, piszemy w artykule Brief. Jak przygotować się do analizy przedwdrożeniowej. Jeśli nie macie spisanych systemów i połączeń między nimi, dobrym punktem wyjścia jest mapa systemów, bo to od niej zależy, jak dokładnie AI opisze integracje.

Jak porównać oferty wdrożeniowe z pomocą AI?

Z Hiper-Briefem możecie wysłać zapytanie szerzej niż zwykle, na przykład do dziesięciu czy piętnastu firm, i poprosić o odpowiedź na każdy punkt specyfikacji oraz o widełki kosztów z opisem założeń. Nie oznacza to miesiąca czytania ofert, bo odpowiedzi wracają do tego samego modelu, który pomagał budować brief:

„Oceń załączone oferty w oparciu o nasz Hiper-Brief. Sprawdź, które firmy odpowiedziały konkretnymi procesami i udokumentowanymi kompetencjami, a które ogólnymi formułkami marketingowymi. Przy każdej ocenie zacytuj fragment oferty, na którym ją opierasz. Wypisz założenia, które oferent przyjął bez pokrycia w briefie, i punkty, na które nie odpowiedział. Porównaj koszty w relacji do zadeklarowanego zakresu i jakości. Przygotuj ranking trzech ofert o najwyższym dopasowaniu technicznym i najbardziej racjonalnej wycenie oraz listę pytań do każdej z nich na spotkanie”.

Model sprawnie oddziela odpowiedzi opisujące konkretny proces od ogólnych deklaracji. Warto kazać mu sprawdzić w każdej ofercie przynajmniej te elementy:

• jak wykonawca testuje wydania przed wgraniem ich na produkcję;
• jaką proponuje architekturę integracji z ERP i pozostałymi systemami;
• kto z jego zespołu będzie pracował przy projekcie i z jakim doświadczeniem;
• z czego wynika wycena i które jej pozycje są szacunkiem do doprecyzowania;
• jak wygląda odbiór prac, gwarancja i utrzymanie po starcie;
• jakie realizacje o podobnym zakresie może pokazać, najlepiej jako opublikowane case studies.

Przy porównywaniu cen patrzcie na całkowity koszt w horyzoncie kilku lat: wdrożenie, licencje, utrzymanie, infrastrukturę i dalszy rozwój systemu. Jak to policzyć, opisaliśmy w artykule o total cost of ownership w e-commerce. Pytania, które warto zadać każdemu wykonawcy na spotkaniu, zebraliśmy też w tekście Jak wybrać agencję B2B e-commerce? 10 pytań, które warto zadać.

Ilu wykonawców systemu IT zaprosić na spotkanie po screeningu?

Na spotkania wystarczy zaprosić dwóch, najwyżej trzech wykonawców. Zespół, który ma za sobą wywiad i screening, nie potrzebuje spotkań zapoznawczych z prezentacją firmy. Może od razu rozmawiać o architekturze, ryzykach i harmonogramie oraz negocjować cenę.

Więcej równoległych ścieżek szybko zjada czas zespołu. Jedna z firm, z którymi rozmawialiśmy, planowała zlecić analizy przedwdrożeniowe czterem wykonawcom naraz, żeby zobaczyć, kto co daje i za jakie pieniądze. Powiedzieliśmy wprost, że to bardzo ambitny plan, który będzie wymagał od ich zespołu ogromnego zaangażowania. Dodaliśmy też drugą rzecz: koszt startu rozmywa się w perspektywie roku, a z wybranym dostawcą pracuje się potem na co dzień, nad każdym ograniczeniem systemu. Ten wybór waży więcej niż różnica w pierwszej wycenie.

Tu kończy się rola AI. Przy dużych wdrożeniach zaufanie, poczucie bezpieczeństwa i to, jak rozmawia się z konkretnymi ludźmi po drugiej stronie, dalej decydują o powodzeniu projektu. Screening sprawia tylko, że te rozmowy prowadzicie z firmami, które przeszły już sito merytoryki i realiów budżetowych.

Na co uważać, stosując AI przy wyborze wykonawcy?

Metoda ma granice i lepiej znać je przed startem:

• Odpowiedzi w wywiadzie muszą dać ludzie, którzy pracują w procesie. Model zada dobre pytania, ale nie wie, jak naprawdę działa Wasz magazyn. Do wywiadu warto zaprosić magazyn, handel i IT, oprócz osoby, która prowadzi zakup.
• Poufność danych. Pracujcie na firmowym koncie z wyłączonym trenowaniem modelu na Waszych danych. Danych osobowych, warunków umów i kontraktowych cen do briefu i tak nie potrzebujecie.
• AI da się przekonać dobrze napisanym tekstem. Model ocenia wyłącznie treść oferty i nie ma jak sprawdzić, co wykonawca faktycznie potrafi. Dlatego wymagamy cytatu przy każdej ocenie, a ranking sprawdza zespół przed zaproszeniem kogokolwiek na spotkanie.
• Oferenci też korzystają z AI. Odpowiedź na trzysta punktów da się dziś wygenerować w godzinę, więc sama kompletność oferty niewiele mówi. Mocniejszym sygnałem są opublikowane realizacje, konkretne nazwiska w zespole i rozmowa z klientem referencyjnym.
• Długie załączniki. W wielostronicowej ofercie model może przeoczyć istotne zastrzeżenie. Kluczowe punkty (odbiór, gwarancja, wyłączenia z zakresu) warto przeczytać samemu.
• Brief nie zastąpi analizy przedwdrożeniowej. Pozwoli dostać porównywalne oferty i sensowne widełki, ale ostateczny zakres i harmonogram powstają w analizie przedwdrożeniowej, prowadzonej już z wybranym wykonawcą. Jeśli ktoś na etapie zapytania podaje cenę co do złotówki, zapytajcie, na jakich założeniach ją oparł.
• Ranking nie oceni współpracy. To, czy z danym zespołem dobrze się rozmawia i czy rozumie Waszą branżę, sprawdzicie tylko na spotkaniu.

Najczęstsze pytania

Czy do przygotowania Hiper-Briefu wystarczy darmowa wersja ChatGPT albo innego modelu? Do samego wywiadu wystarczy każdy dobry model językowy. Ze względu na poufność informacji o firmie lepiej jednak użyć firmowego konta, w którym dane nie są wykorzystywane do trenowania modelu.

Ile trwa przygotowanie Hiper-Briefu? Zależy od tego, ile osób musi odpowiedzieć na pytania i jak dobrze firma ma opisane swoje systemy. Sam wywiad to kilka sesji, najwięcej czasu zajmuje zwykle zebranie odpowiedzi od działów, które znają szczegóły procesów.

Czy wykonawcy odpowiedzą na zapytanie liczące kilkaset punktów? Rzetelni wykonawcy zwykle wolą szczegółowe zapytanie, bo mogą wycenić realny zakres zamiast zgadywać. Warto dać im na odpowiedź rozsądny termin i jasno napisać, czego oczekujecie: odpowiedzi punkt po punkcie i widełek z opisem założeń.

Czy AI może sam wybrać wykonawcę? AI przygotuje ranking i listę pytań, ale decyzja zostaje po stronie zespołu. Model ocenia wyłącznie tekst ofert, więc realne kompetencje i to, jak się współpracuje z zespołem, trzeba sprawdzić rozmową i referencjami.

Czy po screeningu ofert analiza przedwdrożeniowa jest nadal potrzebna? Tak. Hiper-Brief pozwala wybrać wykonawcę i porównać widełki, a analiza przedwdrożeniowa zamienia je w zakres, harmonogram i wycenę, na podstawie których podpisuje się umowę.

Precyzyjne pytanie na starcie daje porównywalne oferty i cenę, której założenia rozumiecie

Zarządy firm produkcyjnych i dystrybucyjnych od dawna chciały opierać decyzje technologiczne na faktach. Do niedawna tak dokładne prześwietlenie rynku było drogie i czasochłonne. Dziś wystarczy do tego powszechnie dostępny model językowy i praca zespołu przy wywiadzie: proces zaczyna się od możliwie precyzyjnego pytania, a kończy wyborem na podstawie porównywalnych odpowiedzi.

Piszemy to jako wykonawca, który na takie zapytania odpowiada. Na szczegółowy brief odpowiadamy punkt po punkcie i od razu wskazujemy, które założenia trzeba jeszcze potwierdzić w analizie przedwdrożeniowej. Szczegółowy brief oznacza dla nas więcej pracy przy ofercie, ale też mniej zgadywania i mniej niespodzianek w trakcie projektu (dla obu stron).

Checklista – co ustalić przed rozmową z wykonawcą:

• Kto po Waszej stronie odpowiada za projekt i ma prawo podejmować decyzje?
• Które działy wzięły udział w wywiadzie i czy każdy obszar (procesy, systemy, dane, ceny) ma odpowiedzi?
• Jakie systemy muszą się łączyć z nowym rozwiązaniem i kto się nimi opiekuje?
• Co musi działać na start, a co może poczekać na kolejne etapy?
• Jaki jest termin, którego nie da się przesunąć, i z czego wynika?
• W jakim horyzoncie liczycie koszt: tylko wdrożenie czy kilka lat utrzymania i rozwoju?
• Czy brief jest wolny od danych osobowych, warunków umów i kontraktowych cen?
• Jakie pytania z listy przygotowanej przez AI zadacie każdemu z wykonawców?

Jeśli macie już Hiper-Brief albo dopiero go budujecie, możecie przesłać go nam przez stronę bezpłatnej wyceny projektu. Odpowiemy na niego tak, jak opisaliśmy wyżej: punkt po punkcie, z założeniami, które widać w wycenie.