Audyt procesów pod automatyzację AI – od czego zacząć wdrożenie?
Audyt procesów pod automatyzację AI to punkt startu dla firmy B2B, która widzi, że zespół traci czas na powtarzalną pracę, ale nie wie jeszcze, od którego procesu zacząć.
Mapujemy razem z Twoim zespołem wybrane procesy, sprawdzamy gotowość Twoich danych i liczymy, gdzie automatyzacja zwróci się najszybciej. Audyt kończy się dokumentem z listą procesów do automatyzacji, rekomendowaną kolejnością i pełnym zakresem wdrożenia pierwszej automatyzacji.
Czym jest audyt procesów pod automatyzację AI?
Audyt procesów pod automatyzację AI to kilkutygodniowe rozpoznanie, w którym razem z Twoim zespołem rozpisujemy wybrane procesy krok po kroku. Sprawdzamy, czy dane potrzebne do ich automatyzacji są dostępne i kompletne, i wskazujemy, które procesy warto zautomatyzować, w jakiej kolejności i z jakim efektem. Wynikiem jest mapa procesów, na podstawie której podejmujesz decyzję o wdrożeniu.
Wiesz już, co chcesz zautomatyzować, i szukasz wsparcia w prowadzeniu wdrożenia? Właściwą usługą jest doradztwo AI, które kończy się działającym wdrożeniem prowadzonym przez Twój zespół.
- mapa procesów
- ocena danych
- lista procesów do automatyzacji z kolejnością
- zakres wdrożenia, harmonogram i wycena
Audyt jest dla Ciebie, jeśli:
Zespół ręcznie przenosi dane między mailami, arkuszami i systemami.
Widzisz kilka procesów do automatyzacji i nie wiesz, który da największy zwrot z inwestycji.
Dane potrzebne do pracy są rozproszone między systemami, arkuszami i wiedzą pracowników.
Ktoś w firmie zbudował już prototyp rozwiązania, ale nie został on wdrożony do codziennej pracy.
Chcesz znać koszt i efekt automatyzacji, zanim zdecydujesz o wdrożeniu.
Po co robić audyt przed wdrożeniem AI?
Audyt robi się po to, żeby pierwsze wdrożenie AI objęło proces, który zwróci się najszybciej, i żeby przed startem było wiadomo, czego ten proces potrzebuje zarówno od strony danych, jak i kompetencji w zespole.
Firmy, które się do nas zgłaszają, mają zwykle za sobą prototyp zbudowany przez własny dział IT, który nie wszedł do codziennej pracy, albo odkładają temat do czasu uporządkowania danych.
Audyt daje Ci co najmniej trzy przewagi:
Wiesz, od którego procesu zacząć
Dla każdego procesu liczymy, ile godzin pracy miesięcznie można odzyskać i jak trudne będzie wdrożenie przy Twoich danych i systemach. Na tej podstawie układamy kolejność automatyzacji i wskazujemy procesy, które lepiej zostawić w obecnej formie, bo ich automatyzacja by się nie zwróciła.
Znasz koszt i efekt przed decyzją o wdrożeniu
W dokumencie z audytu dostajesz pełny zakres wdrożenia razem z harmonogramem. Dopiero po przeczytaniu tego dokumentu decydujesz, czy realizujemy wdrożenie razem, czy prowadzisz je samodzielnie.
Wiesz, jakich danych i komeptencji w zespole potrzebujesz
Audyt wskazuje, których danych potrzebujesz, więc porządkujesz tylko tę część, z której skorzysta pierwsza automatyzacja. Dokument określa też role w Twoim zespole i wskazuje, kto za nie odpowiada.
Co zawiera dokument z audytu procesów?
Dokument z audytu ma pięć części, a każda odpowiada na inne pytanie zadawane przed decyzją o wdrożeniu AI.
Mapa procesów – stan obecny i docelowy
Rozpisujemy proces krok po kroku: co go uruchamia, kto go obsługuje i w których systemach. Mapa pokazuje, ile czynności wykonuje się ręcznie, gdzie proces traci najwięcej czasu i gdzie powstają błędy. Wersja docelowa pokazuje proces po automatyzacji, z miejscami, w których ostateczne decyzje nadal podejmuje człowiek.
Ocena gotowości danych
Sprawdzamy źródła, z których skorzysta automatyzacja, na przykład ERP, arkusze, dokumenty i korespondencję, oraz dostęp do nich. Liczymy, jaką część danych potrzebnych w procesie masz w systemach, i wskazujemy braki. Dochodzą do tego kwestie bezpieczeństwa jak anonimizacja danych.
Lista kandydatów do automatyzacji z szacunkiem efektu i trudności
Każdy proces dostaje dwie oceny: ile godzin pracy miesięcznie da się odzyskać i jak trudne będzie wdrożenie przy obecnych danych, integracjach i barierach technicznych, na przykład systemach, których nie da się zintegrować. Na liście są też procesy, które rekomendujemy zostawić bez automatyzacji, ponieważ by się nie zwróciła.
Rekomendowana kolejność wdrożenia
Kolejność układamy tak, żeby pierwszy proces jak najszybciej dał mierzalny efekt, a rozwiązania zbudowane przy nim przydały się w kolejnych. Zaczynamy od Proof of Concept, czyli próbnej wersji rozwiązania, która na małym wycinku danych sprawdza, czy pomysł działa, aby potem rozszerzyć go na kolejne procesy.
Zakres, harmonogram i wycena pierwszej automatyzacji
Na końcu audytu dostajesz wycenę z pełnym zakresem i harmonogram pierwszego etapu wdrożenia. Liczymy je na podstawie mapy procesu i oceny danych, które powstały w audycie, dzięki temu wiesz, co obejmie pierwszy etap, ile potrwa i ile będzie kosztował, zanim zdecydujesz, czy realizujemy go razem.
Nie wiesz, od którego procesu zacząć?
Opowiedz nam o swoich procesach, a powiemy, czy potrzebujesz audytu.
Jak przebiega audyt procesów pod automatyzację AI?
Audyt trwa zwykle od trzech do czterech tygodni i składa się z czterech etapów. Po stronie Twojego zespołu wymaga udziału w warsztatach, udostępnienia danych i prostego pomiaru skali, a pracę analityczną wykonujemy między spotkaniami.
01. Warsztat z zespołem
Razem z osobami, które na co dzień obsługują proces, rozpisujemy go krok po kroku. Pytamy też o wyjątki, których nie opisuje żadna procedura, żeby mapa pokazywała, jak praca wygląda naprawdę.
02. Pomiar skali
Przez uzgodniony czas zespół notuje, ile razy proces się powtarza i ile trwa jego wykonanie. Na tych liczbach liczymy zwrot z automatyzacji.
03. Przegląd danych i próbka przypadków
Z Twoim działem IT sprawdzamy źródła danych i dostęp do systemów, a na próbce prawdziwych, zanonimizowanych przypadków sprawdzamy, jak dane zachowują się w praktyce.
04. Warsztat podsumowujący
Przedstawiamy mapę procesów, ocenę danych oraz listę procesów do automatyzacji z kolejnością ich wdrożenia. Dostajesz dokument z zakresem, harmonogramem i wyceną pierwszego etapu. Na jego podstawie decydujesz, czy automatyzację wdrażasz samodzielnie, czy razem z nami.
Czy przed wdrożeniem AI trzeba uporządkować wszystkie dane?
Firmy odkładają wdrożenie do czasu, aż zrobią globalny porządek w danych. Problem polega na tym, że porządkowanie bez związku z konkretnym wdrożeniem nie ma terminu ani granic, więc rozciąga się na miesiące.
Porządek zrobiony pod jeden proces ma konkretny zakres, a jego termin wyznacza wdrożenie AI, więc wystarczy uporządkować dane, które będą potrzebne do pierwszego procesu automatyzacji.
W naszych projektach porządek w danych za każdym razem powstawał przy okazji wdrożenia i dotyczył danych, na których to wdrożenie pracowało:
Agent do zapytań ofertowych
U dystrybutora elektrotechniki: uporządkowany sposób odpowiadania na zapytania ofertowe, baza wiedzy o produktach i dostęp do stanów magazynowych na bieżąco.
System do zarządzania cenami
W firmie produkcyjno-dystrybucyjnej: ceny i rabaty indywidualne każdego klienta zebrane w jednym miejscu.
Wdrożenie PIM
U producenta i dystrybutora: model produktowy i atrybuty uporządkowane pod PIM, a z ERP do PIM trafiły tylko najpotrzebniejsze informacje.
Jakie wątpliwości mają firmy przed audytem AI?
Mamy już własny prototyp i narzędzia
Audyt zaczyna się od sprawdzenia tego, co już masz, więc wykonana praca zostaje wykorzystana. Oceniamy, czy obecne narzędzie i konfiguracja udźwigną proces, a lepszą drogę, jeśli ją widzimy, zapisujemy w rekomendacji. Gdy prototyp działa, ale zespół z niego nie korzysta, sprawdzamy też, kto jest właścicielem procesu i kto dostraja rozwiązanie po uruchomieniu.
Wolimy zobaczyć działające rozwiązanie niż kolejny dokument
Podczas audytu procesów pracujemy na próbce Twoich realnych danych, aby sprawdzić, czy automatyzacja z AI w danym obszarze ma sens. Tworzymy Proof of Concept, czyli działające rozwiązanie na małą skalę: bierzemy jeden fragment procesu i część Twoich prawdziwych danych, budujemy roboczą wersję automatyzacji i sprawdzamy, czy daje dobre wyniki, zanim zdecydujesz się na pełne wdrożenie. Jeśli wiesz, jaki proces chcesz zautomatyzować, proponujemy zacząć od niego w ramach automatyzacji procesów z użyciem AI.
Nie mamy ludzi, których moglibyśmy oddelegować do kolejnego projektu
Po Twojej stronie audyt wymaga udziału w warsztatach, udostępnienia danych i krótkiego pomiaru skali. Potrzebna jest jednak jedna osoba, która prowadzi temat od początku do końca, bo projekt prowadzony przez kilka osób przy okazji innych obowiązków po kilku tygodniach traci ciągłość.
Czego audyt procesów nie rozstrzygnie?
Audyt ma trzy granice, o których warto wiedzieć przed jego rozpoczęciem.
Nie wdraża automatyzacji w codziennej pracy
W audycie powstaje Proof of Concept, czyli działające rozwiązanie na małą skalę, zbudowane na próbce Twoich danych. Wdrożenie na cały proces, razem z włączeniem go do codziennej pracy zespołu, jest dopiero kolejnym etapem i zależy od Twojej decyzji.
Nie obejmuje kroków, których nikt nie zapisuje
Jeśli część procesu odbywa się przez telefon albo w rozmowie i nikt jej nigdzie nie notuje, automatyzacja nie ma z czego korzystać. Ta część procesu zostaje poza zakresem rozwiązania.
Nie podejmuje za Ciebie decyzji o automatyzacji
Audyt pokazuje najkorzystniejszą kolejność automatyzacji procesów, opartą na analizie i na Proof of Concept. Nie musisz jej przyjąć. O tym, które procesy zautomatyzujesz i czy w ogóle chcesz to zrobić, decydujesz Ty, bo to decyzja biznesowa.
Co dalej po audycie procesów?
Po audycie masz mapę procesów, ocenę danych i działający Proof of Concept. To, którą z trzech ścieżek wybierzesz, zależy od tego, jak duży jest proces i kto ma prowadzić wdrożenie.
AI i automatyzacja handlu B2B
Automatyzacja procesów z użyciem AI
Gdy audyt wskazał jeden proces z największym efektem, przenosimy proof of concept na cały proces i wdrażamy go w codziennej pracy zespołu.
Dowiedz się więcejAI i automatyzacja handlu B2B
Doradztwo AI
Gdy wdrożenie chcesz prowadzić z własnym zespołem, pracujemy przy nim razem z Twoimi ludźmi, a kompetencje zostają w firmie.
Dowiedz się więcejAI i automatyzacja handlu B2B
Systemy agentowe
Gdy proces przechodzi przez kilka działów i systemów, projektujemy kilku agentów, którzy przekazują sobie kolejne kroki.
Dowiedz się więcejDoświadczenie
Doświadczenie w Twojej branży
Branże elektrotechniczna, techniki grzewczej, oświetleniowa, kosmetyczna, medyczna, motycyklowa, automotive, FMCG, odzieżowa, sportowa – to tylko niektóre z tych, dla których realizowaliśmy wdrożenia. Zapytaj o nasze doświadczenie w Twojej branży.
Co mówią o nas klienci?
Terminowość, elastyczność, dyspozycyjność, profesjonalizm (...)
W 2017 roku rozpoczęliśmy współpracę z Cognize (grupą KMK) nad systemem BAST. Od tego czasu projekt jest wzorowo tworzony i zarządzany. Wyróżniającymi cechami pracy Cognize (grupy KMK) są terminowość, elastyczność, dyspozycyjność, profesjonalizm i co najważniejsze umiejętność przedstawienia skomplikowanych rozwiązań programistycznych w przystępnej formie.
Współpraca zaowocowała naszym rozwojem i stabilnością.
Współpraca zaowocowała naszym rozwojem i stabilnością, a sama forma kontaktów biznesowych oparta na wzajemnym zaufaniu jest dziś coraz rzadziej spotykana, a jednocześnie niezmiernie efektywna.
(…) możemy teraz łatwo i efektywnie zarządzać naszym katalogiem produktów (…)
Cognize dostarczyło nam dwie usługi: Doradztwo w zakresie cyfrowej transformacji sprzedaży oraz Wdrożenie PIM. Dostarczyli niezbędnego know-how i pokazali metody przeprowadzania różnego rodzaju integracji procesów biznesowych z systemami PIM. Dzięki ich wiedzy możemy teraz łatwo i efektywnie zarządzać naszym katalogiem produktów, jednocześnie minimalizując koszty wdrożenia.
Pomogli nam zrozumieć nasze potrzeby i zaproponowali najlepsze rozwiązanie w oparciu o wyniki analizy.
Współpraca z Cognize rozpoczęła się od konsultacji. Na tym etapie pomogli nam zrozumieć nasze potrzeby i zaproponowali najlepsze rozwiązanie w oparciu o wyniki analizy. Następnie Cognize rozpoczęło wdrożenie finalnego systemu. Projekt przebiegał z zachowaniem wysokiego poziomu komunikacji, terminowo i, co najważniejsze, z ciągłą inicjatywą zespołu Cognize.
Zaraz po otwarciu nowego sklepu zaobserwowaliśmy natychmiastowy wzrost sprzedaży.
Po uruchomieniu nowego sklepu internetowego nastąpił natychmiastowy wzrost sprzedaży. Zespół Cognize (dawniej grupa KMK) był w stanie samodzielnie zarządzać projektem, pracując przy minimalnym zaangażowaniu marki snowboardowej. Ich niezależność i komunikacja również zrobiły wrażenie.
(...) odnotowaliśmy dynamiczny wzrost obrotów naszej firmy
(...) Platforma ecommerce, którą stworzyli, nie tylko spełnia wszystkie nasze oczekiwania, ale także zapewnia ogromne możliwości rozwoju technologicznego w przyszłości. Dzięki solidnej architekturze technicznej oraz innowacyjnym funkcjom, odnotowaliśmy dynamiczny wzrost obrotów naszej firmy, co bezpośrednio wiążemy z funkcjonalnością nowego serwisu. Doskonała komunikacja i wysoka dostępność zespołu sprawiły, że mogliśmy liczyć na wsparcie w każdym etapie projektu. (...)
FAQ
Często zadawane pytania o audyt procesów pod automatyzację AI
Ile kosztuje audyt procesów pod automatyzację AI?
Koszt audytu zależy od liczby procesów i systemów, które obejmuje. Im więcej źródeł danych, integracji i działów, tym więcej pracy przy mapowaniu i ocenie danych. Wycenę przygotowujemy po konsultacji, na której ustalamy zakres. Punktem odniesienia jest koszt obecnej pracy: dopóki proces idzie ręcznie, firma płaci za niego co miesiąc.
Ile trwa audyt procesów?
Audyt trwa zwykle od trzech do czterech tygodni. Na czas wpływa liczba procesów, dostępność osób biorących udział w warsztatach i to, jak szybko uda się uzyskać dostęp do danych i systemów. Ten ostatni element zajmuje zwykle najwięcej czasu, więc audyt przyspiesza wcześniejsze wskazanie osoby z działu IT.
Czy audyt kończy się ofertą wdrożenia?
Tak, dokument z audytu zawiera wiążącą ofertę i harmonogram pierwszego kroku. Decyzja, czy realizujesz go z nami, należy do Ciebie. Mapa procesów, ocena danych i rekomendacje zostają w Twojej firmie, więc na ich podstawie możesz prowadzić wdrożenie także samodzielnie.
Co, jeśli okaże się, że nie mamy czego automatyzować?
Wtedy dokument mówi to wprost i wyjaśnia dlaczego: proces zajmuje za mało godzin, żeby automatyzacja się zwróciła, albo potrzebnych danych nie ma w żadnym systemie. W drugim przypadku wskazujemy, co trzeba uzupełnić. Taki wynik chroni przed wdrożeniem, które by się nie zwróciło.
Kto po naszej stronie musi zaangażować się w audyt?
Potrzebne są trzy role: osoba, która zna proces i podejmuje w nim decyzje, osoby, które wykonują go na co dzień, oraz ktoś z IT, kto udostępni dane i dostęp do systemów. Jeśli część danych obsługuje zewnętrzny dostawca ERP, prosimy o zgodę na rozmowę z nim. Jedna z tych osób prowadzi temat przez cały audyt.
Czy zawsze trzeba zaczynać od audytu?
Audyt nie jest obowiązkowym pierwszym krokiem. Jeśli wiesz, który proces zabiera zespołowi najwięcej czasu, i masz dane potrzebne do jego obsługi, możesz zacząć od Proof of Concept w ramach automatyzacja procesów z użyciem AI. Audyt przydaje się wtedy, gdy kandydatów jest kilka albo nie wiadomo, czy dane wystarczą.
Masz pomysł, gotową specyfikację lub potrzebę biznesową?
Napisz do nas. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h.
