Najczęściej zadawane pytania o cyfryzację handlu B2B

Koszt analizy jest ściśle powiązany ze stopniem złożoności planowanego projektu oraz liczbą obszarów, które musimy precyzyjnie opisać (np. liczba integracji, zaawansowanie polityki cenowej, workflow zamówień). Dokładną kwotę określamy na etapie przygotowania Prognozy Kosztów, po wstępnym zapoznaniu się z Twoimi potrzebami.

Zazwyczaj proces ten zamyka się w przedziale od 12 400–24 800 zł netto, przy czym wyróżniamy dwa główne warianty:

• Analiza uproszczona (ok. 12 400 zł netto) – dedykowana projektom o mniejszej skali, w których procesy biznesowe są już dobrze zdefiniowane i wymagają jedynie przełożenia na architekturę systemową.
• Pełna analiza przedwdrożeniowa (ok. 24 800 zł netto) – niezbędna w przypadku systemów wielokanałowych, wielojęzycznych, z rozbudowaną polityką cenową (np. cenniki indywidualne dla grup kontrahentów) oraz licznymi integracjami zewnętrznymi.

Wynik analizy (backlog, specyfikacja techniczna, kosztorys, opracowanie architektury itd.) staje się Twoją własnością. Dokumentacja jest przygotowana w taki sposób, abyś po jej zakończeniu mógł zwrócić się do dowolnego dostawcy na rynku z prośbą o wycenę. Analiza to Twoje najważniejsze zabezpieczenie – eliminuje ryzyko „niedoszacowania” projektu i chroni Cię przed tzw. vendor lock-in.

Prognoza kosztów, którą przygotowujemy na etapie sprzedażowym, to najlepsza ocena na bazie dostępnych informacji. Po analizie wycena staje się znacznie bardziej precyzyjna. Zalecamy przyjąć margines 15–20% – nie dlatego, że szacujemy źle, ale dlatego, że w trakcie analizy regularnie pojawiają się nowe potrzeby lub doprecyzowania, których nie było w pierwszym briefie.

Zdarzały nam się projekty, gdzie zakres się zmniejszył i wycena spadła. Ale częściej rośnijemy razem z klientem, bo analiza odkrywała możliwości, o których na początku nawet nie rozmawialiśmy, co najczęściej jest wynikiem zaangażowania szerszego komitetu po stronie klienta w procesie Analizy.

Cały proces analizy trwa zazwyczaj od 3 do 4 tygodni. Został on zaprojektowany tak, aby maksymalnie wykorzystać czas Twojego zespołu, nie paraliżując przy tym jego bieżącej pracy.

Struktura zaangażowania wygląda następująco:

• Warsztat otwierający: Jeden pełny dzień roboczy (stacjonarnie lub online), podczas którego definiujemy fundamenty projektu, procesy biznesowe i kluczowe cele.
• Sesje tematyczne: Seria 3–4 wideocalli (ok. 2h każdy), skupionych na konkretnych obszarach (np. integracje z ERP, polityka cenowa, logistyka).
• Praca własna konsultanta: Pomiędzy spotkaniami nasz analityk i tech lead dokumentują ustalenia, projektują architekturę, prioretyzację etapów oraz przygotowują backlog. Ty w tym czasie realizujesz swoje zadania, wracając do nas jedynie z odpowiedziami na doprecyzowujące pytania.

Kogo angażujemy? Szanujemy czas Twojej kadry zarządzającej. Na warsztatach potrzebujemy zazwyczaj 2–3 osób (Lider Biznesowy + osoba z działu IT/E-commerce, handlowcy), które mają realną wiedzę o procesach. Nie ma potrzeby angażowania całego zarządu w każde spotkanie – ich obecność jest kluczowa jedynie na starcie i przy podsumowaniu wyników. Sumarycznie czas pracy Twojego zespołu zaangażowanego w Analizę to około 16 godzin przeznaczonych na spotkania.

Nasza prognoza kosztów to proces, a nie jednostronny dokument. Zanim ją otrzymasz, przechodzimy przez konkretne kroki weryfikacyjne:

1. Rozpoznanie potrzeb i spotkanie techniczne: Zanim cokolwiek wycenimy, spotykamy się z Tobą na sesji technicznej prowadzonej przez naszego Konsultanta. Analizujemy, jak procesy w Twojej firmie wyglądają dzisiaj, a jak mają wyglądać w przyszłości. Proces rozpoznania przeprowadza nasz główny konsultant, który jako były B2B E-commerce Manager, sam był kiedyś “po drugiej stronie stołu”. To pozwala nam uniknąć domysłów.
2. Omówienie prognozy przed ofertą:Nie wysyłamy wyceny w ciemno. Omawiamy z Tobą przygotowaną prognozę kosztów zanim złożymy formalną ofertę na analizę przedwdrożeniową. Robimy to po to, aby wspólnie zweryfikować, czy zidentyfikowane przez nas potrzeby w 100% pokrywają się z rzeczywistością Twojego biznesu.
3. Komentarz konsultanta: Każda pozycja w wycenie jest opatrzona komentarzem konsultanta. Zaznaczamy tam przyjęte założenia oraz miejsca, które wymagają doprecyzowania.
4. Pełna transparentność: Jeśli na tym etapie coś pozostaje niejasne, oznaczamy to jako „niewiadomą do ustalenia na analizie”. Nie ukrywamy ryzyk w małym druku – nazywamy je wprost.

Pamiętaj, że prognoza przedwdrożeniowa to rzetelne oszacowanie oparte na dostępnych danych. Dopiero Analiza Przedwdrożeniowa pozwoli nam zamienić to oszacowanie w precyzyjną ofertę typu fixed price lub precyzyjny backlog do modelu time & material.

Nie wysyłamy jednej, ostatecznej ceny na starcie — precyzja wyceny rośnie razem z tym, ile się o sobie nawzajem dowiadujemy. Dzielimy to na trzy etapy:

1. Pierwsze spotkanie — rząd wielkości
Na podstawie tego, co opowiesz nam o swojej firmie (skala sprzedaży, liczba SKU, obecny system, główne wyzwania), jesteśmy w stanie od razu podać orientacyjny przedział, w którym najprawdopodobniej zmieści się projekt — np. "kilkadziesiąt tysięcy złotych" albo "raczej bliżej górnej granicy tego przedziału niż dolnej". To nie jest oferta ani zobowiązanie — to punkt odniesienia, który ma Ci pomóc ocenić, czy w ogóle warto iść dalej, zanim zainwestujesz czas w kolejne rozmowy. Świadomie nie podajemy tu wąskich widełek — zbyt precyzyjna liczba na tym etapie byłaby zgadywaniem, a nie wyceną, i częściej wprowadza w błąd niż pomaga.

2. Spotkanie techniczne — Prognoza Kosztów
Gdy usiądziemy z Twoim zespołem nad konkretnymi procesami (integracje, polityka cenowa, workflow zamówień, wymagane funkcjonalności), przygotowujemy Prognozę Kosztów — dokument z konkretną kwotą, rozbitą na bloki funkcjonalne, tak żebyś mógł zdecydować, co wdrażamy od razu, a co zostawiamy na później. Każda pozycja ma komentarz konsultanta z założeniami, a to, czego jeszcze nie jesteśmy w stanie precyzyjnie ocenić, oznaczamy wprost jako "do doprecyzowania podczas Analizy”. Historycznie ta prognoza pokrywa się z finalnym zakresem umowy z dokładnością do 15–20%. Uczciwie: czasem ta kwota się zmienia mocniej niż 15–20% — zwykle dlatego, że na etapie pierwszych rozmów zespół po stronie klienta jeszcze nie doprecyzował wszystkich swoich wymagań (np. skali wielojęzyczności, liczby integracji). To normalne — od tego jest kolejny etap.
3. Analiza Przedwdrożeniowa — kwota wiążąca
Dopiero pełna Analiza (3–4 tygodnie, warsztaty + sesje tematyczne) daje w pełni zdefiniowany backlog, architekturę i harmonogram — a na tej podstawie kwotę wiążącą, którą podpisujesz jako umowę. To ten dokument staje się Twoją własnością niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na współpracę z nami, czy z kimś innym.

Tak – to jeden z najczęstszych scenariuszy, które realizujemy, wykorzystując naszą dedykowaną Aplikację Cen. Pozwala ona na pełną unifikację polityki cenowej dla wszystkich kanałów sprzedaży: online i offline.

Dzięki niej możesz przypisywać grupy rabatowe, indywidualne warunki per kontrahent, narzuty marżowe czy progresywne progi ilościowe, a system zadba o ich spójność niezależnie od miejsca zakupu.

Kluczowe wyróżniki naszego podejścia:

• Aplikacja jako jedyne źródło prawdy: W przeciwieństwie do wielu standardowych rozwiązań, u nas konfiguracja bazowa nie musi pochodzić z systemu ERP. Aplikacja Cen może być jedynym i ostatecznym miejscem, w którym definiujesz politykę cenową Twojej firmy.
• Ceny offline jako standard: Ceny dla kanałów tradycyjnych (stacjonarnych) traktujemy jako kolejny, równoprawny rodzaj ceny. Dzięki temu Twój handlowiec w sklepie i klient w internecie operują na tych samych, precyzyjnie wyliczonych danych.
• Wydajność i brak opóźnień: Nawet jeśli integrujemy się z ERP, Aplikacja Cen oblicza wartość w czasie niemal rzeczywistym. Rozwiązuje to krytyczny problem „odpytywania ERP”, który często generuje opóźnienia uniemożliwiające płynną obsługę klienta.

Wybór źródła prawdy dla cenników zależy od stopnia skomplikowania Twojej polityki handlowej. W naszych wdrożeniach stosujemy dwa podejścia:

1. ERP jako jedyne źródło prawdy: Jeśli Twoja polityka cenowa nie jest bardzo zaawansowana (np. opiera się na kilku grupach rabatowych i stałych cennikach przypisanych do kontrahentów), model ten jest w pełni wystarczający i optymalny. W tym układzie platforma Sellina pobiera dane bezpośrednio z systemu ERP, który zarządza całą logiką. Jest to rozwiązanie proste w utrzymaniu i efektywne dla firm o ustabilizowanej strukturze rabatowej.
2. Aplikacja Cen: W przypadku dużej złożoności procesów (np. tysiące indywidualnych cen per SKU, nakładające się promocje czasowe, progi ilościowe, czy konieczność błyskawicznego przeliczania cen dla wielu kanałów sprzedaży), proponujemy wdrożenie naszej Aplikacji Cen.

• W tym wariancie to Aplikacja Cen staje się „mózgiem” operacji. Może ona pobierać bazowe dane z ERP, ale całą logikę wyliczeń wykonuje u siebie.
• Rozwiązuje to problem wydajności (ERP często potrzebuje zbyt dużo czasu na zwrócenie ceny indywidualnej) oraz pozwala na elastyczne zarządzanie promocjami, których stary system ERP mógłby nie obsłużyć bez kosztownych przeróbek.

Niezależnie od wybranego modelu, naszym celem jest zapewnienie, aby klient w koszyku widział poprawną cenę w ułamku sekundy, a Twój zespół handlowy miał pełną kontrolę nad marżą.

Nie, jeżeli integrację poprzedzi ustalenie reguł. O wartości integracji decyduje filtr na wejściu, a nie samo pobieranie wiadomości: do CRM trafia korespondencja handlowa powiązana z konkretnymi klientami, a nie cała zawartość skrzynek. Reguły ustalamy przed uruchomieniem, więc od pierwszego dnia w systemie jest sygnał, a nie szum.

Wiadomości są mapowane po adresie e-mail nadawcy na kontakt zapisany w kartotece klienta. Działa to także wtedy, gdy pierwszy kontakt przychodzi na skrzynkę ogólną, a rozmowę przejmuje handlowiec ze swojej skrzynki indywidualnej: obie wiadomości trafiają do historii tego samego klienta. Maile z adresów, których nie da się powiązać z żadnym kontaktem, nie są przypisywane nigdzie.

Tak, to jest główny powód, dla którego robi się taką integrację. Historia rozmów jest widoczna na karcie klienta niezależnie od tego, z której skrzynki wyszła wiadomość, więc opiekun widzi także korespondencję prowadzoną wcześniej przez kogoś innego. Przy kilku sklepach i wielu skrzynkach to jedyny sposób, żeby przed rozmową znać pełen kontekst klienta.

Nie. Do systemu wchodzą wyłącznie wiadomości, które dają się powiązać ze zidentyfikowanym kontaktem handlowym, a korespondencja prywatna i niezwiązana z klientami pozostaje poza CRM. Zakres pobieranych wiadomości jest ustalany jawnie z zespołem przed uruchomieniem integracji, więc każdy wie, co jest synchronizowane.

Wy, ponieważ to rozstrzygnięcie biznesowe, a nie techniczne. Zespół wskazuje typy wiadomości, które mają trafiać do CRM, i reguły, które mają obowiązywać, a my przekładamy te decyzje na konfigurację integracji. Czego nie zrobimy: nie ustalimy za was, która korespondencja ma wartość handlową, bo to wiedza, którą ma tylko zespół pracujący z klientami.