Automatyzacja procesów z użyciem AI
Automatyzacja procesów z użyciem AI w Cognize to wdrożenie, które przejmuje jeden konkretny proces handlowy, na przykład obsługę zapytań ofertowych albo rozdzielanie poczty między handlowców, i doprowadza go do działania na Twoich danych.
Czym jest automatyzacja procesów z użyciem AI?
Automatyzacja procesów z użyciem AI to projekt, w którym jeden powtarzalny proces przejmuje AI. Taka automatyzacja działa według ustalonej instrukcji: na przykład czyta treść zapytania ofertowego od potencjalnego klienta, dopasowuje produkty, a następnie robocza wersja odpowiedzi pojawia się w skrzynce mailowej handlowca, który ją sprawdza i zatwierdza.
Zakres jednego procesu da się opisać jednym zdaniem, na przykład „zapytania z ogólnej skrzynki trafiają do handlowca odpowiedzialnego za dany asortyment".
Masz zakres na jedną automatyzację, jeśli:
Proces zaczyna się w jednym miejscu, na przykład we wspólnej skrzynce albo w pliku od dostawcy.
Pracuje nad nim jeden zespół i umiesz powiedzieć, ile osób i godzin miesięcznie na niego idzie.
Wynik da się sprawdzić, na przykład czy w koszyku jest właściwy produkt.
Po Twojej stronie jest osoba, która za ten proces odpowiada.
i zatwierdza
Jak przebiega wdrożenie automatyzacji AI krok po kroku?
Wdrożenie jednej automatyzacji przechodzi przez pięć etapów, a po Proof of Concept decydujesz, czy idziemy dalej. Taki układ chroni obie strony przed wyceną robioną w ciemno: dopóki wycinek procesu nie zadziała na Twoich danych, wycena całości musiałaby zakładać wszystkie niewiadome.
01. Rozpoznanie procesu
Na warsztacie rysujemy mapę procesu w obecnej postaci: każdy krok handlowca od wpłynięcia zapytania do wysłania oferty, miejsca decyzji i miejsca, w których powstają błędy. Liczymy, ile osób i godzin miesięcznie zajmuje ta praca, i spisujemy źródła danych, czyli mapę systemów potrzebnych w procesie. Zapytania przyjmowane przez telefon, które nie zostawiają śladu w systemie, zaznaczamy jako granicę rozwiązania.
02. Próbka danych
Prosimy o reprezentatywną próbkę realnych zapytań razem z odpowiedziami Twojego zespołu, zwykle około 50 wiadomości, które przed przekazaniem anonimizujesz oraz o eksport bazy produktowej. Już na tym etapie powstają wnioski o jakości danych, na przykład o produktach wycofanych albo bez klasyfikacji. Dane przetwarzamy wyłącznie na potrzeby Twojego projektu, zgodnie z RODO. W artykule na blogu omawiamy szerzej, jak dbamy o bezpieczeństwo danych przy wdrożeniach AI.
03. Proof of Concept z kryteriami
Wybieramy najmniejszy wycinek procesu, który realizuje podstawowy cel biznesowy i pozwala sprawdzić, czy rozwiązanie działa. Zwykle byłby on i tak pierwszym etapem wdrożenia, więc praca z PoC przechodzi do dalszego projektu. Przed startem zapisujemy kryterium oceny, na przykład odsetek poprawnie rozpoznanych produktów w uzgodnionych kategoriach, oraz to, czego nie liczymy. Handlowcy testują wynik w prostym interfejsie, a przy każdej pozycji widzą, na ile automatyzacja jest pewna odczytu. PoC kończy się raportem z rekomendacją kolejnego kroku.
04. Wdrożenie
Po Twojej decyzji rozszerzamy rozwiązanie na cały proces: podpinamy skrzynkę (przy Outlooku przez projekt w Microsoft Azure zakładany z Twoim działem IT), łączymy się z bazą produktową i ERP, a wyszukiwanie po kodach rozszerzamy o nazwy, jakimi posługują się klienci. Mapa procesu docelowego pokazuje, które kroki przejmuje automatyzacja, a które zostają przy handlowcu.
05. Utrzymanie i dostrajanie
Po uruchomieniu pojawiają się przypadki, których nie było w próbce. Poprawki handlowców trafiają do logów, a na ich podstawie uzupełniamy słowniki i reguły. Użytkownicy szybko przychodzą z pomysłami, co jeszcze dopisać, dlatego czas na rozwój rezerwujemy w planie. Pierwsza automatyzacja często staje się podstawą dla kolejnych: dane, integracje i reguły przygotowane na jej potrzeby można wykorzystać w następnych procesach i narzędziach, takich jak AI Brain.
Kroki przejmuje automatyzacja.
Decyzje i wyjątki zostają przy handlowcu.
Mapa procesu docelowego pokazuje podział.
Masz pytania?
Porozmawiajmy o tym, jaki proces możemy zautomatyzować w Twojej firmie.
Co musisz przygotować przed wdrożeniem automatyzacji AI?
Po Twojej stronie potrzebne są dostępy do systemów, dane do próbki, osoba, która podejmuje decyzje w procesie, i czas zespołu. Część techniczną bierzemy na siebie. Spornych przypadków w procesie nie rozstrzygniemy sami, dlatego wypracowujemy je razem z osobą, która zna go od środka.
Dostępy
Do skrzynki oraz do API sklepu, ERP albo bazy produktowej. Czasem potrzebna jest zgoda na rozmowę z dostawcą Twojego ERP.
Dane
Próbka zapytań z odpowiedziami, eksport bazy produktowej i przybliżona liczba zapytań miesięcznie.
Osoba decyzyjna
Właściciel procesu i punkt kontaktowy w sprawach produktów, kartotek i cenników.
Czas zespołu
Warsztat, testy w trakcie PoC i zgłaszanie poprawek po uruchomieniu. Projekt bez wydzielonego lidera łatwo odkłada się na bok bieżącej pracy.
Jak mierzymy efekt automatyzacji procesu?
Efekt mierzymy, porównując ten sam proces przed wdrożeniem i po nim. Punkt odniesienia powstaje przy rozpoznaniu: liczba osób i godzin miesięcznie, liczba ręcznych kroków na mapie procesu i liczba zapytań. Po uruchomieniu zestawiamy z nim te same wielkości oraz skuteczność liczoną na poprawkach handlowców.
Case study
Jak przebiegało wdrożenie automatyzacji w Ostrowski Handel Internetowy?
Wdrożenie asystenta AI do zapytań ofertowych w Ostrowski Handel Internetowy przebiegało w dwóch fazach: najpierw prototyp, potem dostrajanie na podstawie uwag zespołu. Asystent wspiera obsługę około 3 000 zapytań miesięcznie, czas odpowiedzi na maile skrócił się o połowę, a precyzja doboru produktów wynosi 90%.
Najtrudniejsze było rozróżnianie wariantów, które różnią się jednym detalem technicznym, o czym piszemy w artykule o Agencie AI dla branży oświetleniowej.
Od czego zależy koszt automatyzacji procesu?
Liczba integracji
Każde połączenie, ze skrzynką, z bazą produktową czy z ERP, to osobna praca i najmniej przewidywalna część projektu.
Forma zapytań
Zapytania z kodami produktów są prostsze niż opisy słowami klienta, a skany i wielostronicowe PDF-y wymagają modułu do analizy dokumentów.
Stan danych produktowych
Braki atrybutów i produkty bez klasyfikacji trzeba uzupełnić albo obejść. Piszemy o tym w artykule o tym, jak dane produktowe blokują wdrożenia.
Zakres utrzymania i rozwoju
Ile czasu po uruchomieniu rezerwujemy na dostrajanie i nowe przypadki.
Punktem odniesienia dla wyceny jest koszt pracy, którą automatyzacja przejmuje. Jeśli nad zapytaniami pracuje kilka osób, firma płaci za tę pracę co miesiąc, niezależnie od tego, czy decyzja o automatyzacji zapadnie teraz, czy w kolejnych etapach.
Automatyzacja procesu a orkiestracja agentów AI
Kiedy automatyzacja jednego procesu to za mało?
Automatyzacja jednego procesu wystarcza, dopóki sprawa zaczyna się i kończy w jednym zespole. Jeśli przechodzi przez kilka działów, na przykład z handlowego do zakupów i logistyki, i każdy z nich podejmuje w niej własną decyzję, projektujemy system agentowy, czyli kilku agentów przekazujących sobie kontekst. Wybór zależy od zasięgu procesu, więc firma, której proces od początku krążą między działami, może od razu zacząć od systemu agentowego.
Masz pytania?
Porozmawiajmy o tym, jaki proces możemy zautomatyzować w Twojej firmie.
Doświadczenie
Doświadczenie w Twojej branży
Branże elektrotechniczna, techniki grzewczej, oświetleniowa, kosmetyczna, medyczna, motycyklowa, automotive, FMCG, odzieżowa, sportowa – to tylko niektóre z tych, dla których realizowaliśmy wdrożenia. Zapytaj o nasze doświadczenie w Twojej branży.
Co mówią o nas klienci?
Terminowość, elastyczność, dyspozycyjność, profesjonalizm (...)
W 2017 roku rozpoczęliśmy współpracę z Cognize (grupą KMK) nad systemem BAST. Od tego czasu projekt jest wzorowo tworzony i zarządzany. Wyróżniającymi cechami pracy Cognize (grupy KMK) są terminowość, elastyczność, dyspozycyjność, profesjonalizm i co najważniejsze umiejętność przedstawienia skomplikowanych rozwiązań programistycznych w przystępnej formie.
Współpraca zaowocowała naszym rozwojem i stabilnością.
Współpraca zaowocowała naszym rozwojem i stabilnością, a sama forma kontaktów biznesowych oparta na wzajemnym zaufaniu jest dziś coraz rzadziej spotykana, a jednocześnie niezmiernie efektywna.
(…) możemy teraz łatwo i efektywnie zarządzać naszym katalogiem produktów (…)
Cognize dostarczyło nam dwie usługi: Doradztwo w zakresie cyfrowej transformacji sprzedaży oraz Wdrożenie PIM. Dostarczyli niezbędnego know-how i pokazali metody przeprowadzania różnego rodzaju integracji procesów biznesowych z systemami PIM. Dzięki ich wiedzy możemy teraz łatwo i efektywnie zarządzać naszym katalogiem produktów, jednocześnie minimalizując koszty wdrożenia.
Pomogli nam zrozumieć nasze potrzeby i zaproponowali najlepsze rozwiązanie w oparciu o wyniki analizy.
Współpraca z Cognize rozpoczęła się od konsultacji. Na tym etapie pomogli nam zrozumieć nasze potrzeby i zaproponowali najlepsze rozwiązanie w oparciu o wyniki analizy. Następnie Cognize rozpoczęło wdrożenie finalnego systemu. Projekt przebiegał z zachowaniem wysokiego poziomu komunikacji, terminowo i, co najważniejsze, z ciągłą inicjatywą zespołu Cognize.
Zaraz po otwarciu nowego sklepu zaobserwowaliśmy natychmiastowy wzrost sprzedaży.
Po uruchomieniu nowego sklepu internetowego nastąpił natychmiastowy wzrost sprzedaży. Zespół Cognize (dawniej grupa KMK) był w stanie samodzielnie zarządzać projektem, pracując przy minimalnym zaangażowaniu marki snowboardowej. Ich niezależność i komunikacja również zrobiły wrażenie.
(...) odnotowaliśmy dynamiczny wzrost obrotów naszej firmy
(...) Platforma ecommerce, którą stworzyli, nie tylko spełnia wszystkie nasze oczekiwania, ale także zapewnia ogromne możliwości rozwoju technologicznego w przyszłości. Dzięki solidnej architekturze technicznej oraz innowacyjnym funkcjom, odnotowaliśmy dynamiczny wzrost obrotów naszej firmy, co bezpośrednio wiążemy z funkcjonalnością nowego serwisu. Doskonała komunikacja i wysoka dostępność zespołu sprawiły, że mogliśmy liczyć na wsparcie w każdym etapie projektu. (...)
FAQ
Często zadawane pytania o automatyzację procesów z użyciem AI
Ile trwa wdrożenie jednej automatyzacji?
Rozpoznanie procesu razem z Proof of Concept planujemy na kilka tygodni, zależnie od liczby źródeł danych i od tego, czy PoC obejmuje analizę załączników. Pełne wdrożenie trwa dłużej. Czas zależy od zakresu procesu, liczby integracji i stanu danych. Dokładny harmonogram podajemy po rozpoznaniu procesu, a proof of concept pokazuje na Twoich danych, czy rozwiązanie działa, zanim zdecydujesz o dalszych krokach.
Czy zawsze trzeba zaczynać od Proof of Concept?
Proof of Concept proponujemy wtedy, gdy wynik zależy od danych, których jeszcze nie widzieliśmy, na przykład od tego, jak klienci opisują produkty i jak kompletny jest katalog. Można zacząć od razu od pełnego wdrożenia, ale wtedy wycena musi uwzględnić wszystkie niewiadome, więc jest mniej dokładna. PoC obejmuje najmniejszy wycinek procesu, który realizuje podstawowy cel biznesowy i zwykle byłby pierwszym etapem projektu.
Czy Proof of Concept wymaga integracji z naszym ERP i skrzynką?
PoC możemy zbudować na eksporcie bazy produktowej do pliku CSV i na zapytaniach, które handlowcy wklejają do prostego okna czatu. Integracje są najmniej przewidywalną częścią projektu, dlatego przenosimy je do etapu wdrożenia, kiedy wiadomo już, że rozwiązanie działa na Twoich danych.
Co się dzieje, jeśli Proof of Concept nie spełni kryteriów?
Dowiadujesz się tego po kilku tygodniach i na małym wycinku procesu, zanim firma zainwestuje w pełne wdrożenie. Raport z PoC pokazuje, co zadziałało, czego zabrakło w danych i czy da się to uzupełnić. Po każdym etapie możesz projekt zatrzymać, a rekomendacja wskazuje, co poprawić, żeby wrócić do automatyzacji.
Co, jeśli proces zmieni się po wdrożeniu?
Automatyzacja składa się z osobnych kroków, więc zmianę wprowadzamy w tym kroku, którego dotyczy. Tak jest na przykład wtedy, gdy dostawca zmieni formularz albo układ pliku, albo gdy zespół chce obsłużyć nowy typ zapytania. Drobne zmiany mieszczą się w bieżącym utrzymaniu, a większe, jak nowe źródło danych, planujemy jako rozwój.
Czy po wdrożeniu możemy sami wprowadzać zmiany w automatyzacji?
Tak, jeśli po Twojej stronie jest osoba z kompetencjami technicznymi, która przejmie konfigurację. Przepływ budujemy w narzędziach, w których kolejne kroki widać jako schemat, więc łatwo go zrozumieć i poprawić. Jeśli chcesz, żeby Twój zespół prowadził kolejne automatyzacje sam, pracujemy z nim ramię w ramię w ramach doradztwa AI.
Czy moje dane trafią do modelu AI albo do kogoś innego?
Do modelu trafiają wyłącznie dane wskazane jako wejście do konkretnego zadania, np. jedno zapytanie ofertowe. Próbkę do proof of concept anonimizujesz przed przekazaniem. Korzystamy z komercyjnych planów dostawców AI, w których model nie jest trenowany na danych klienta. Przetwarzanie opiera się na umowie powierzenia (RODO). Jeśli potrzebujesz pełnej rezydencji danych w UE, automatyzację można uruchomić na Twoich serwerach, a zapytania do AI kierować do chmury w regionie europejskim. Szczegóły opisaliśmy w artykule Czy wdrożenie AI w naszej i Twojej firmie oznacza, że Twoje dane trafią gdzieś, gdzie nie chcesz?
Masz pomysł, gotową specyfikację lub potrzebę biznesową?
Napisz do nas. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h.
