Platforma B2B na lata: po czym poznać przyszłościowy system?

Platformę B2B firma wybiera na co najmniej kilka lat, a koszt wdrożenia jest tylko częścią tej decyzji. O tym, czy system nie będzie wymagał wymiany po dwóch, trzech czy pięciu latach, decydują cztery rzeczy:

• technologia, na której stoi,
• sposób rozwijania go po starcie,
• architektura dobrana do procesów firmy,
• to, na ile firma pozostaje niezależna od wykonawcy.

W artykule pokazujemy, jak sprawdzić każdy z tych obszarów przed podpisaniem umowy, jak rozwiązujemy je w Sellinie, naszym systemie handlu B2B i czego sama technologia nie załatwi.

Dlaczego firmy obawiają się, że platforma B2B zestarzeje się po dwóch latach?

W rozmowach o wyborze platformy B2B na lata ten sam wątek wraca regularnie, choć za każdym razem w innych słowach. Firmy mówią nam, że cena jest dla nich ważna, ale ważniejsze jest to, żeby pieniądze wydane dziś na wdrożenie nie okazały się za kilka lat stracone. Jeden z klientów opisał projekt jako inwestycję rozwojową na kilka, a może kilkanaście najbliższych lat. Inny porównuje oferty w perspektywie trzech lat, bo dopiero w takim okresie widać, które rozwiązanie kosztuje mniej w całym czasie korzystania. Jeszcze inny szuka partnera na co najmniej pięć lat, bo nie chce za dwa lata ponownie angażować zespołu w wybór dostawcy i przechodzić przez cały projekt od nowa.

Ta obawa ma uzasadnienie. Wymiana platformy sprzedażowej oznacza ponowne integracje z ERP, ponowne przenoszenie danych, ponowne szkolenie handlowców i ponowne przekonywanie klientów do nowego sposobu zamawiania. W porównaniu z całą inwestycją w cyfryzację sprzedaży, czyli z przygotowaniem zespołu, przeprowadzeniem klientów do samodzielnych zamówień i dalszym rozwojem systemu, sam koszt startowy w horyzoncie kilku lat traci na znaczeniu. Ważniejszy staje się wybór systemu i wykonawcy, z którym firma będzie pracować na co dzień.

Dlatego przy projektowaniu Selliny przyjęliśmy założenie, że ma to być ostatni system B2B, który firma będzie musiała wdrożyć, w horyzoncie technologicznym, który dziś da się racjonalnie przewidzieć. Realizujemy to w czterech obszarach, które opisujemy niżej. Każdy z nich można też sprawdzić u dowolnego innego dostawcy, zanim podpisze się z nim umowę.

Na jakiej technologii powinna stać platforma B2B na lata?

Najprostszy test tego, czy technologia jest przyszłościowa brzmi tak: ilu programistów poza obecnym wykonawcą zna ten system i czy firma znajdzie zespół, który go przejmie, jeśli kiedyś będzie tego potrzebować. Technologia autorska, znana tylko jednemu dostawcy, może działać bardzo dobrze, ale każda decyzja o jej rozwoju zależy wtedy od jednej firmy.

Sellina składa się z trzech popularnych komponentów open source:

• Magento 2 Open Source – silnik sprzedaży, w którym działają katalog, ceny, klienci i zamówienia. Tę technologię zna ponad 300 000 programistów.
• API Platform – warstwa, przez którą silnik komunikuje się z aplikacją widoczną w przeglądarce.
• Next.js – technologia, w której zbudowany jest front, czyli wszystko, co widzi klient. To jedna z najpopularniejszych technologii tego typu, z dużą liczbą programistów na rynku.

Żaden z tych elementów nie jest technologią autorską. Gotowe funkcjonalności Selliny powstały na podstawie potrzeb firm, które przychodziły do nas z podobnymi wymaganiami, i zostały przetestowane w wielu wdrożeniach. Technologie pod spodem są natomiast takie same, jakie są dostępne na rynku, więc nowy zespół nie zaczyna od uczenia się zamkniętego systemu. Więcej o tym, jak takie połączenie gotowego produktu z otwartą technologią wypada na tle modelu SaaS i wdrożenia od zera, piszemy na stronie Co to jest Open-SaaS.

Drugi element tego samego testu to otwartość na inne systemy. Firma, która rośnie, po drodze zmienia albo dokłada ERP, CRM, PIM czy narzędzia marketingowe. Sellina ma sprawdzone integracje z kilkunastoma systemami ERP, z systemami PIM, CRM i płatności, a przykładową listę systemów, którą stale rozwijamy, publikujemy na stronie integracji Selliny. Ponieważ silnik jest otwarty, integrację z kolejnym systemem buduje się przez API, bez czekania, aż producent platformy doda ją do swojej oferty. Szerzej o samym połączeniu platformy z ERP piszemy w artykule o integracji Magento z systemami ERP.

Jak sposób rozwoju po wdrożeniu decyduje o tym, czy system się zestarzeje?

Platforma starzeje się także wtedy, gdy przez dwa lata nikt nie rozwija jej w kierunku, w którym rozwija się firma, a nowe potrzeby obsługuje się obok systemu: w arkuszach, mailach i ręcznych obejściach. Po pewnym czasie łatwiej wtedy uznać, że system „się nie sprawdził”, niż dopasować go do tego, jak firma pracuje dziś.

U nas rozwój opiera się na dwóch warstwach.

1. Pierwsza to fundament, który klient dostaje na start: Sellina jest gotowym systemem sprzedaży B2B od pierwszego dnia, z katalogiem, kontami firmowymi, limitami kupieckimi, płatnościami odroczonymi, dokumentami i obsługą zwrotów.
2. Druga warstwa to funkcjonalności dedykowane, które budujemy pod model biznesowy konkretnej firmy, czyli pod te procesy, które wyróżniają ją na rynku i których nie obejmuje gotowy pakiet.

Każdy projekt prowadzi u nas tandem: project manager i konsultant. Project manager odpowiada za harmonogram i zakres. Konsultant zna procesy handlowe od strony firmy, która je realizuje. W jednym z naszych zespołów tę rolę pełni osoba, która wcześniej jako B2B e-commerce manager odpowiadała za cyfryzację handlu w firmie dystrybucyjnej. Rolą konsultanta jest prowadzenie roadmapy rozwoju klienta. Ponieważ pracujemy z wieloma firmami o podobnym profilu, wiemy, jakie potrzeby pojawiają się zwykle na kolejnym etapie, i możemy je zaplanować, zanim staną się pilne. To działa w obie strony: jeśli zaproponujemy rozwój, który nie ma dla klienta uzasadnienia, stracimy jego zaufanie, więc każda propozycja musi wynikać z jego sytuacji.

Przykładem takiego kolejnego etapu jest dziś automatyzacja ofertowania z użyciem AI, który na podstawie maila od klienta przygotowuje koszyk z produktami z katalogu. Taki agent korzysta z tych samych danych produktowych co platforma B2B, więc uporządkowana baza produktów w platformie jest dla niego punktem wyjścia. Firma, która wdraża B2B z myślą o kilku latach, nie musi dziś decydować o agencie, ale dobrze, żeby jej wykonawca wiedział, jak taki krok będzie wyglądał.

Dlaczego architektura systemów jest ważniejsza niż długa lista funkcji?

Każdy dodatkowy system w architekturze sprzedaży to kolejna integracja, kolejny element do utrzymania i kolejne miejsce, które trzeba uwzględnić przy każdej zmianie. Jeśli po kilku latach firma chce dodać funkcję, której nie obsługuje jeden z systemów, zmiana może dotyczyć trzech miejsc naraz: samego systemu, integratora między systemami i mechanizmów platformy. Dlatego to, ile systemów firma ma i jak są ze sobą połączone, wpływa na koszt rozwoju bardziej niż to, ile funkcji ma każdy z nich.

Architekturę ustalamy w trakcie analizy przedwdrożeniowej, która trwa zwykle około czterech tygodni i składa się z kilku sesji warsztatowych. Po wstępnej prognozie kosztów wracamy w niej do punktu wyjścia i porównujemy warianty:

• z osobnym systemem PIM,
• bez systemu PIM,
• z wydzieleniem części procesów do osobnej mikroaplikacji,
• z obsługą procesów w samej platformie.

Dodatkowy system pojawia się w architekturze tylko wtedy, gdy uzasadnia to sposób, w jaki firma pracuje.

Przykładem jest aplikacja cen, czyli osobna mikroaplikacja, która przechowuje wszystkie warunki handlowe pochodzące z ERP. Proponujemy ją firmom, które mają indywidualne ceny i rabaty dla poszczególnych kontrahentów. Działa jak bufor między ERP a platformą: jeśli połączenie z ERP zostanie przerwane, klienci dalej widzą swoje ceny, a platforma podaje je szybciej, niż gdyby za każdym razem pytała ERP. Handlowcy dostają przy tym jedno miejsce, w którym widzą wszystkie warunki danego klienta. Tu dodatkowy element architektury zmniejsza ryzyko.

Ten sam sposób myślenia dotyczy ERP. Każda funkcja sprzedażowa dopisana bezpośrednio do ERP to modyfikacja, którą trzeba uwzględniać przy jego kolejnych aktualizacjach. Podział, w którym ERP pozostaje źródłem prawdy dla magazynu, finansów i kartotek, a obsługa sprzedaży i prezentacja oferty dzieją się w platformie B2B, pozwala rozwijać oba systemy niezależnie.

Jak sprawdzić, czy nie uzależniasz się od jednego wykonawcy?

Platforma B2B na lata musi też odpowiadać na pytanie, co się stanie, gdy za jakiś czas firma zechce zmienić wykonawcę albo rozwijać system własnym zespołem. Zakładamy, że to klient w każdej chwili decyduje, czy dalej z nami pracuje. W praktyce wygląda to tak:

• Umowa licencyjna umożliwia zmianę wykonawcy bez ograniczeń. Firma może rozwijać Sellinę z własnym zespołem albo z inną firmą wdrożeniową.
• Technologia jest znana na rynku. Magento 2 zna ponad 300 000 programistów, a Next.js należy do najpopularniejszych technologii frontendowych, więc znalezienie zespołu do dalszego rozwoju nie jest problemem.
• Serwery są własnością klienta. Klient kupuje infrastrukturę, ma do niej pełny dostęp i sam zarządza dostępami, a my ją obsługujemy. Proponujemy sprawdzone serwery, ale jeśli polityka firmy albo grupy kapitałowej wymaga innego dostawcy chmury, dostosowujemy się do niej.
• Dokumentacja funkcjonalności jest dostępna do wglądu jeszcze przed podpisaniem umowy, więc firma wie, co dokładnie dostaje. Dokumentację techniczną całego systemu przygotowujemy na potrzeby konkretnej firmy wtedy, gdy staje się potrzebna, na przykład przy przekazaniu projektu innemu zespołowi.

Te same cztery pytania warto zadać każdemu dostawcy platformy B2B: kto może rozwijać system poza nim, ilu programistów zna technologię, czyje są serwery i dane oraz jaka dokumentacja jest dostępna przed umową i przy ewentualnym przekazaniu projektu. Porównanie modeli platform pod tym kątem opisujemy w artykule SaaS czy open source.

Co poza technologią decyduje o tym, czy platforma się sprawdzi?

Dobór technologii i architektury zmniejsza ryzyko wymiany systemu, ale go nie usuwa. Kilka rzeczy zależy od samej firmy i od tego, jak razem poprowadzimy projekt.

Decyzje biznesowe. Platforma obsłuży politykę cenową, logistykę i proces zamówień, ale tego, jak firma chce sprzedawać, nie rozstrzygniemy sami. Wypracujemy to wspólnie z zespołem klienta, bo odpowiedź zależy od jego modelu sprzedaży i relacji z odbiorcami.

Przekonanie klientów do zamawiania online. Odbiorcy B2B mają swoje przyzwyczajenia, zwykle kontakt z handlowcem, i zmiana tego nawyku jest trudniejsza, niż się wydaje, nawet przy wygodnym systemie. Pomagają w tym konkretne mechanizmy, na przykład logowanie handlowca na konto klienta i przygotowanie dla niego koszyka do zatwierdzenia, ale proces przeprowadzenia odbiorców do platformy wymaga też pracy zespołu handlowego.

Jakość danych. Platforma pokaże klientom dokładnie to, co jest w danych produktowych. Jeśli parametry, zdjęcia czy zamienniki są rozproszone w plikach i katalogach PDF, ich uporządkowanie trzeba zaplanować razem z wdrożeniem.

Integracja po stronie ERP. Część pracy przy integracji leży po stronie partnera, który opiekuje się ERP firmy, na przykład gdy trzeba udostępnić w API dane, których ERP dziś nie wystawia. Warto uwzględnić to w harmonogramie od początku. Szerzej piszemy o tym w artykule o integracjach systemowych.

Horyzont przewidywalności. Nikt nie zagwarantuje, jak będzie wyglądał rynek technologii za kilkanaście lat. Możemy natomiast pokazać, że w horyzoncie, który dziś da się ocenić, nie widać ryzyk, które blokowałyby rozwój systemu, i że każda z warstw Selliny jest technologią rozwijaną przez szeroką społeczność programistów.

Zestawienie: po czym poznać platformę B2B na lata?

Najczęstsze pytania

Na ile lat wybiera się platformę B2B? Firmy, z którymi rozmawiamy, planują zwykle w perspektywie od trzech do kilkunastu lat. Trzy lata to najczęstszy okres porównywania kosztów ofert, a pięć lat i więcej to horyzont, w którym firmy szukają partnera do rozwoju systemu. Dlatego przy wyborze warto oceniać nie tylko koszt startu, ale też to, jak system będzie rozwijany i kto może go rozwijać.

Czy platforma na open source jest automatycznie przyszłościowa? Nie. Otwarta technologia ułatwia zmianę wykonawcy i dostęp do programistów, ale o tym, czy system się zestarzeje, decydują też sposób jego rozwoju i architektura. Dobrze dobrana technologia z przeładowaną architekturą też może po kilku latach wymagać przebudowy.

Czy przy Sellinie mogę zmienić wykonawcę? Tak. Umowa licencyjna umożliwia zmianę wykonawcy bez ograniczeń, a Sellina stoi na technologiach open source znanych szerokiemu rynkowi, więc dalszy rozwój może prowadzić własny zespół firmy albo inna firma wdrożeniowa.

Jak sprawdzić wykonawcę przed podpisaniem umowy? Poprosić o demo systemu na procesach zbliżonych do własnych, o dokumentację funkcjonalności i o kontakt do klientów z podobnej branży albo z tym samym ERP. Rozmowa z firmą, która pracuje z wykonawcą od kilku lat, mówi o współpracy więcej niż tabela w ofercie.

Co sprawdzić u wykonawcy, zanim podpiszesz umowę na platformę B2B?

Platforma B2B przestaje być aktualna wtedy, gdy stoi na technologii, którą zna tylko jej dostawca, gdy nikt nie rozwija jej razem z firmą, gdy architektura obrosła systemami, których nikt nie potrzebował, albo gdy zmiana wykonawcy jest praktycznie niemożliwa. Każdą z tych rzeczy da się sprawdzić przed podpisaniem umowy. Poniższe pytania warto zadać każdemu dostawcy, z którym rozmawiacie.

1. Na jakich technologiach stoi system i ilu programistów poza wykonawcą je zna?
2. Co działa od pierwszego dnia, a co trzeba zbudować w ramach projektu?
3. Kto będzie planował rozwój systemu po wdrożeniu i na podstawie jakiej wiedzy?
4. Czy w analizie przedwdrożeniowej porównacie kilka wariantów architektury?
5. Ile systemów będzie trzeba zintegrować i utrzymywać, i dlaczego każdy z nich jest potrzebny?
6. Czy umowa pozwala rozwijać system z innym wykonawcą albo własnym zespołem?
7. Czyje będą serwery i kto będzie miał do nich dostęp?
8. Jaką dokumentację zobaczymy przed umową, a jaką dostaniemy przy ewentualnym przekazaniu projektu?
9. Czy możemy porozmawiać z waszym klientem o podobnym profilu?

Jeśli chcecie zobaczyć, jak te odpowiedzi wyglądają w praktyce, pokażemy Sellinę na demo, na procesach zbliżonych do Waszych, i przekażemy kontakt do klientów z podobnej branży. Zakres naszej pracy opisaliśmy na stronie usług, przykłady wdrożeń zebraliśmy w case studies, a rozmowę o Waszym projekcie możecie zacząć od konsultacji.