Firmy porównujące systemy PIM zwykle zaczynają od zestawienia cen licencji i kosztu wdrożenia (TCO). W raportach rekomendacji, które przygotowujemy dla klientów, koszt całkowity to jedno z dziesięciu kryteriów oceny – i wcale nie najważniejsze. Ten artykuł pokazuje pełną listę kryteriów, które realnie decydują o wyborze, oraz jak wygląda proces audytu, z którego taki raport powstaje.
Dlaczego TCO rzadko rozstrzyga wybór systemu PIM?
Kiedy firma zaczyna szukać systemu PIM, pierwsze pytanie, jakie sobie zadaje, brzmi: ile to będzie kosztować. To zrozumiałe, ale w praktyce koszt całkowity utrzymania systemu w perspektywie kilku lat rzadko jest tym, co ostatecznie przesądza wybór.
W raporcie rekomendacji, jaki przygotowaliśmy niedawno dla klienta z branży dystrybucji technicznej, porównywaliśmy dwa systemy PIM według dziesięciu kryteriów, każdemu przypisując wagę odpowiadającą temu, co dla tego klienta miało znaczenie. Koszt całkowity ważył w tym zestawieniu 3%. Wskaźniki jakości danych – czyli to, jak system pilnuje kompletności informacji o produkcie – ważyły 20%. Klient wybrał system, który wcale nie wyszedł najtaniej, dokładnie dlatego, że TCO było jednym z dziesięciu pytań, a nie jedynym.
Jakie kryteria naprawdę decydują o wyborze PIM?
Poza kosztem w takim porównaniu bierzemy pod uwagę:
- Wskaźniki jakości danych i blokady publikacji. Czy system pokazuje, jaki procent informacji o produkcie jest kompletny, i czy potrafi zablokować publikację produktu, któremu brakuje kluczowych danych – zamiast wypuszczać go do sklepu z pustymi polami.
- Ergonomia interfejsu dla osób nietechnicznych. Jak szybko product managerowie i marketing nauczą się w nim pracować samodzielnie, bez wsparcia IT przy każdej zmianie. To kryterium, które najbardziej boli w starych systemach – użytkownicy zaczynają omijać pola, których nie rozumieją, i wpisywać dane tam, gdzie akurat jest miejsce.
- Wbudowane AI do generowania treści. Czy system ma natywny mechanizm tworzenia opisów produktowych na bazie atrybutów, czy trzeba go dobudować jako osobną integrację.
- Zarządzanie mediami. Czy jeden plik – na przykład karta katalogowa czy certyfikat – może być powiązany z wieloma produktami naraz, czy trzeba go duplikować przy każdym nowym SKU.
- Import i mapowanie danych od dostawców. Czy system pozwala zbudować osobny profil importowy dla każdego dostawcy, z automatycznym mapowaniem kolumn, czy każdy nowy plik trzeba obrabiać ręcznie.
- Obsługa wariantów i zestawów produktowych. Jak łatwo zbudować w systemie produkt w kilku wariantach – na przykład tego samego narzędzia w różnej mocy czy rozmiarze – albo zestaw kilku produktów sprzedawany jako jeden indeks.
- Praca wielokanałowa. Czy ten sam atrybut może mieć różną wartość w zależności od kanału sprzedaży – inny opis dla sklepu B2C, inny dla B2B, inny dla marketplace’u.
- Dojrzałość konektora z platformą sprzedażową. Czy integracja z systemem sklepowym to gotowe, przetestowane rozwiązanie, czy szkielet, który trzeba dopisać od podstaw pod konkretny przypadek.
- Dojrzałość ekosystemu wokół systemu. Ile realnego wsparcia i gotowych rozszerzeń faktycznie dostarcza rynek – sama etykieta „Open source” nic nie mówi o tym, jak żywa jest społeczność wokół konkretnego narzędzia.
- Całkowity koszt utrzymania w perspektywie kilku lat. Na końcu listy nie dlatego, że jest nieważny, tylko dlatego że w praktyce rzadko bywa czynnikiem, który faktycznie przesądza decyzję.
Jak wygląda taki audyt w praktyce?
Odpowiedzią, jaką dajemy klientom na pytanie, który PIM wybrać, jest raport rekomendacji: audyt rzeczywistych potrzeb klienta zestawiony z możliwościami systemów dostępnych na rynku. Proces zaczyna się od warsztatu, na którym klient ocenia w skali od 1 do 10, jak istotna jest dla niego każda funkcjonalność – te oceny stają się wagami w macierzy porównawczej. Dopiero na tak przygotowanej macierzy oceniamy konkretne systemy, a wynik bywa zaskakujący: dwa systemy mogą wyjść z niej praktycznie równorzędne, mimo zupełnie różnej ceny.
Uczciwie: taki raport pokazuje słabe strony każdego porównywanego systemu, również tego, który sami rekomendujemy. Przy jednym z ostatnich raportów jawnie wypisaliśmy ograniczenia darmowej edycji rekomendowanego przez nas systemu – słabszy wbudowany moduł zarządzania mediami, brak natywnego AI, bardziej pracochłonną konfigurację wariantów produktowych – i do każdego z tych ograniczeń dobraliśmy konkretne rozwiązanie uzupełniające, zamiast przemilczeć je na rzecz mocniejszej pozycji w zestawieniu. Dopiero taka szczerość sprawia, że raport jest realnym narzędziem decyzyjnym klienta, a nie materiałem sprzedażowym w przebraniu audytu.
Co zyskujecie, oceniając więcej niż cenę?
Sama cena mówi, ile system będzie kosztować. Nie mówi, czy zespół będzie w stanie się nim posługiwać za rok, kiedy katalog urośnie, przybędzie użytkowników, a proces pracy się zmieni. Firmy, które oceniają systemy PIM na podstawie pełnego zestawu kryteriów, a nie samego TCO, podejmują decyzję, z którą żyją bez kosztownej korekty po dwóch latach.
Zanim porównacie ceny kolejnych systemów PIM, sprawdźcie:
- Ile osób realnie będzie w nim pracować za rok, nie tylko dziś, i czy licencja rozliczana per użytkownik to udźwignie?
- Kto ma mieć kontrolę nad rozwojem systemu – Wy, czy wyłącznie dostawca?
- Jak system radzi sobie z importem danych od wielu dostawców i z zarządzaniem mediami?
- Czy sposób pracy systemu pasuje do Waszego workflow, czy będziecie się do niego dostosowywać?
- Jak dojrzały jest konektor z Waszą platformą sprzedażową – sprawdzony w boju, czy dopiero na papierze?
Jeśli nie macie punktu wyjścia do takiego porównania, zaczynamy od audytu, z którego powstaje raport rekomendacji dopasowany do Waszego katalogu i zespołu.
