Wstęp do PIM – dla kogo, po co i w czym pomaga
Czy zdarzyło Ci się kiedyś spędzić długie godziny na szukaniu aktualnego zdjęcia produktu albo poprawianiu opisów w dziesiątkach różnych plików Excela? Jeśli tak, to wiedz, że nie jesteś sam. Ten informacyjny chaos to codzienność wielu rozwijających się firm, zwłaszcza w e-commerce. A co, gdyby istniało jedno centralne miejsce, które rozwiązuje te problemy raz na zawsze, dając Ci pełną kontrolę i oszczędność czasu? Jest to do zrobienia – czas na poznanie systemu PIM.
Czym jest system PIM i dlaczego powstał?
Mówiąc najprościej, PIM (Product Information Management) to centralna baza danych, swoiste centrum dowodzenia wszystkimi informacjami o Twoich produktach. To oprogramowanie, które gromadzi, porządkuje i pozwala dystrybuować dane produktowe. Mówimy tu o wszystkim: od opisów marketingowych, przez specyfikacje techniczne, atrybuty, ceny, aż po zdjęcia, filmy, instrukcje obsługi czy tłumaczenia na różne języki. System ten powstał z rosnącej potrzeby uporządkowania bałaganu, który narasta gwałtownie wraz z rozwojem oferty produktowej i ekspansją na nowe kanały sprzedaży. PIM to odpowiedź na ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych i rozproszonych folderów.
Dla kogo przeznaczony jest system PIM?
Zastanawiasz się, czy PIM jest dla Ciebie? To nie jest rozwiązanie wyłącznie dla rynkowych gigantów. Sprawdź, czy Twoja firma pasuje do któregoś z poniższych opisów.
- Masz szeroką i zróżnicowaną ofertę produktów: zarządzanie tysiącami lub setkami tysiący SKU w Excelu staje się po prostu niewykonalne i prowadzi do kosztownych błędów.
- Sprzedajesz w wielu kanałach: prowadzisz własny sklep internetowy, działasz na marketplace’ach (np. Allegro, Amazon, eBay), masz dużego klienta, który ma własne wymagania co do sposobu przekazywania danych i może masz też sklepy stacjonarne. PIM zapewnia spójność informacji w każdym z tych kanałów.
- Działasz na rynkach międzynarodowych: potrzebujesz efektywnie zarządzać różnymi wersjami językowymi opisów, cenami w różnych walutach i dostosowywać ofertę do lokalnych wymogów.
- Często wprowadzasz nowości lub aktualizujesz ofertę: zmieniasz kolekcje, dodajesz nowe warianty lub po prostu dynamicznie rozwijasz asortyment.
Jeśli choć na jedno z powyższych stwierdzeń odpowiedziałeś twierdząco, wdrożenie PIM jest rozwiązaniem, które warto poważnie rozważyć.
Jakie korzyści daje wdrożenie PIM?
Wdrożenie systemu PIM to nie tylko porządek w danych. To inwestycja, która przynosi bardzo konkretne, mierzalne korzyści dla Twojego biznesu. Poniżej zebraliśmy najważniejsze z nich.
- Oszczędność czasu i redukcja błędów. Automatyzacja procesów eliminuje żmudne, ręczne kopiowanie i wklejanie danych, a przygotowany model danych (np. określone wartości atrybutów wybierane z listy) w znacznym stopniu ogranicza możliwość wprowadzenia niepoprawnej wartości do produktu.
- Spójność i jakość danych. Twoi klienci widzą aktualne i kompletne informacje o produkcie, niezależnie od tego, gdzie na niego trafią. To fundamentalny element budowania zaufania i profesjonalnego wizerunku marki.
- Szybsze wprowadzanie produktów na rynek (time-to-market). Gdy wszystkie dane są w jednym miejscu, nowy asortyment może trafić do wszystkich kanałów sprzedaży w rekordowym czasie, dając Ci przewagę nad konkurencją.
- Wsparcie strategii omnichannel. PIM to technologiczny fundament prawdziwej sprzedaży wielokanałowej, gwarantujący klientowi takie same doświadczenia z Twoją marką na każdym etapie ścieżki zakupowej.
- Lepsza współpraca w zespole. Koniec z pytaniami „gdzie jest najnowsza wersja opisu?”. Działy marketingu, sprzedaży, produktu i e-commerce pracują na tych samych, zawsze aktualnych danych, co usprawnia komunikację i przyspiesza realizację projektów.
Praktyczne zastosowania PIM w firmie
- Wsparcie sprzedaży wielokanałowej i integracja z systemami B2B: PIM dostarcza ujednolicone dane do wielu kanałów.
- Obsługa katalogów technicznych i dokumentacji zgodności: przechowywanie kart katalogowych, instrukcji montażu, deklaracji zgodności i danych CAD/3D w powiązaniu z konkretnymi SKU, co ułatwia obsługę przetargów i wymagania przepisowe.
- Usprawnienie procesów serwisowych i części zamiennych: PIM łączy dane o częściach zamiennych z historią produktów, numerami katalogowymi i kompatybilnościami, co skraca czas obsługi zgłoszeń serwisowych i redukuje pomyłki przy zamówieniach części.
- Lokalizacja i tłumaczenia dla międzynarodowych struktur B2B: centralne zarządzanie opisami technicznymi, jednostkami miar i wymogami lokalnymi, z możliwością eksportu przetłumaczonych katalogów do oddziałów i partnerów handlowych.
Najczęstsze wyzwania związane z wdrożeniem PIM
Brak pełnego zbioru danych produktowych
- Problem: rozproszone źródła (dostawcy, Excel, ERP) prowadzą do braków i niespójności.
- Jak działać: zmapuj źródła danych, ustal priorytet atrybutów krytycznych dla sprzedaży B2B i rozpocznij etapowe uzupełnianie (MVP z najważniejszymi SKU).
Brak procesu zarządzania produktem w firmie
- Problem: brak jednoznacznych właścicieli danych i ścieżek zatwierdzania powoduje bałagan i opóźnienia.
- Jak działać: wprowadź role (np. stanowisko Product Managera), zdefiniuj workflow uzupełniania oraz zatwierdzania danych i zastosuj go pilotażowo najpierw w jednym segmencie produktowym.
Nieuporządkowane media i metadane (zdjęcia, dokumenty)
- Problem: losowe nazwy plików, brak struktury folderów i powiązań ze SKU blokuje automatyzację i publikację katalogów.
- Jak działać: ustandaryzuj schemat nazewnictwa i strukturę folderów, dodaj wymagane metadane (powiązane SKU, typ obrazu, prawa użytkowania) oraz wdroż narzędzie DAM lub moduł multimediów w PIM z zasadami walidacji przy imporcie.
Podsumowanie – czy PIM to rozwiązanie dla Ciebie?
Jeśli Twoja firma zmaga się z chaosem informacyjnym, spędza zbyt wiele czasu na ręcznym zarządzaniu danymi produktowymi i boryka się z problemami ze spójnością w różnych kanałach sprzedaży, odpowiedź brzmi: tak. System PIM to nie jest kolejny modny „gadżet” technologiczny. To strategiczna inwestycja w fundamenty Twojego biznesu – w jakość danych, która bezpośrednio przekłada się na doświadczenia klienta, skuteczność marketingu i sprawność operacyjną. Czas przejąć kontrolę nad informacją o produkcie i zacząć budować na niej realną przewagę konkurencyjną. Skontaktuj się z nami – chętnie doradzimy, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie. Porozmawiajmy o możliwościach, jakie daje nowoczesny PIM Akeneo lub Ergonode.
Potrzebujesz skonsultować wdrożenie PIM w swojej firmie?
Wypełnij formularz, aby umówić się na bezpłatną konsultację.
